I. Regulacje unijne
Czym jest whistleblowing?
Dyrektywa w sprawie ochrony osób zgładzających naruszenia prawa Unii[1] (dalej: dyrektywa o ochronie sygnalistów) określa zasady oraz procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa mających miejsce w miejscu pracy. Naruszeniami są szeroko pojęte działania lub zaniechania niezgodne z prawem, jak również nadużycia prawa.
Whistleblowing jest zatem mechanizmem zgłaszania nieprawidłowości, który ma zachęcić pracowników do alarmowania o nieprawidłowościach występujących w miejscu pracy.
[1] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii
Jaki jest cel whistleblowingu?
Pracownicy mają zyskać przede wszystkim poufny kanał przekazywania informacji dotyczących nieprawidłowości w organizacji lub miejscu pracy. Dzięki temu możliwe będzie wykrycie i wyeliminowanie tych naruszeń z wyprzedzeniem. Działanie te mogą z kolei wprost przełożyć się na ochronę interesów organizacji, w tym interesu finansowego lub wizerunkowego.
Efektywne wdrożenie systemu zgłaszania naruszeń prawa wymaga jednak opracowania przejrzystych procedur działania, prowadzenia cyklicznych szkoleń personelu i przede wszystkim jasnego przekazu idącego wprost od władz organizacji.
Kim jest sygnalista?
Sygnalistą, czy precyzyjniej ujmując – zgłaszającym może być każda osoba, która z daną organizacją lub miejscem pracy miała do czynienia. Nie ma tutaj znaczenia podstawa prawna ani też forma świadczonej pracy. Ponadto „funkcja” ta jest niezależna od czasu obowiązywania stosunku prawnego – mógł on już wygasnąć albo wręcz przeciwnie – dopiero się rozpocznie. Osoba taka nabywa informacje odnoszące się do naruszeń poprzez wykonywaną pracę i – co kluczowe – mogłaby doznać tzw. działań odwetowych, gdyby naruszenie takie zgłosiła imiennie w miejscu pracy.
Krąg osób został w dyrektywie o ochronie sygnalistów zakreślony szeroko. Odnosi się on do osób pracujących zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, które podzielić można na dwie kategorie porządkujące:
a) osoba dokonująca zgłoszenia – rzeczywisty sygnalista, który zgłosi lub ujawni publicznie informacje na temat naruszeń, które pozyskał w związku z wykonywaną pracą oraz
b) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – pomaga ona sygnaliście w zgłoszeniu lub publicznym ujawnieniu informacji.
Ważne jest objęcie sygnalistów ochroną, gdy już ujawnią posiadane informacje dotyczące naruszeń. Ochronę przed działaniami odwetowymi nabywają pod warunkiem, że miały uzasadnione podstawy, by sądzić, że w chwili dokonywania zgłoszenia przekazywana informacja jest prawdziwa i jest ona informacją o naruszeniu prawa.
Obszary obejmujące whistleblowing
Dyrektywa o ochronie sygnalistów przewiduje trzy główne obszary naruszeń:
- Naruszenia wpływające na interesy finansowe UE;
- Naruszenia odnoszące się do rynku wewnętrznego UE, np. naruszenie unijnych praw zasad ochrony konkurencji, zasad pomocy państw lub przepisów krajowych o podatkach dochodowych.
- Naruszenia dotyczące następujących dziedzin:
- zamówienia publiczne,
- usługi, produkty i rynki finansowe i dotycząca ich procedura AML,
- bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami,
- bezpieczeństwo transportu w sektorach kolejowym, drogowym, morskim i żeglugi śródlądowej,
- ochrona środowiska,
- ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe,
- bezpieczeństwo żywności i pasz dla zwierząt – dbanie o ich dobrostan,
- zdrowie publiczne, w tym prawa pacjentów i kontrola wyrobów tytoniowych,
- ochrona konsumentów,
- ochrona prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych.
II. Polska implementacja dyrektywy
Na początku kwietnia 2024 roku ogłoszono kolejną zmianę do projektu ustawy o ochronie sygnalistów. Poniżej przedstawiamy najważniejsze założenia tej regulacji.
Obszary naruszeń prawa podlegające sygnalizacji:
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
- prawa pracy;
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-17.
Ponadto, w ramach wewnętrznych ustaleń pracodawcy sygnalista będzie miał możliwość zgłoszenia naruszeń obowiązujących w miejscu pracy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.
Sygnalista w Polsce
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w miejscu jej pracy. Sygnalistą jest:
- pracownik;
- pracownik tymczasowy;
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- przedsiębiorca;
- prokurent;
- akcjonariusz lub wspólnik;
- członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- stażysta;
- wolontariusz;
- praktykant;
- funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
- żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz 248).
Systemy zgłaszania naruszeń
Kanały wewnętrzne. Pracodawca, który – według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku – zatrudnia co najmniej 50 pracowników zobowiązany jest do ustanowienia wewnętrznych kanałów informowania o naruszeniach. Odbywać się będzie to poprzez wewnętrzny regulamin stworzony przez pracodawcę zwany „procedurą zgłoszeń wewnętrznych”, w którym określona zostanie wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa oraz procedura podejmowania działań następczych.
Procedura ta będzie musiała określać co najmniej:
- jednostkę lub osobę fizyczną odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych;
- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę;
- bezstronną wewnętrzną jednostkę wewnętrzną odpowiedzialną za podejmowanie działań następczych;
- tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania;
- obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę fizyczną;
- maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych.
Kluczowym jest zapewnienie sygnaliście, że wprowadzona procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz przetwarzanie danych osobowych związanych z przyjmowaniem zgłoszeń uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, jak i osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczyć ma informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
Kanały zewnętrzne. Ustawa umożliwia także dokonanie zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenie takie dokonywane będzie pisemnie lub ustnie, a za jego przyjęcie odpowiedzialny będzie Rzecznik Praw Obywatelskich lub organ publiczny. Zarówno RPO, jak i organ publiczny będą pełnić funkcję odrębnych administratorów w zakresie danych osobowych, które zostały podane w przyjętym zgłoszeniu zewnętrznym.
Działania następcze. Będą to działania, które zostaną podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia. W szczególności mowa tu o postępowaniu wyjaśniającym, wszczęciu kontroli lub postępowaniu administracyjnym, wniesieniu oskarżenia, działaniu podjętym w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięciu procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
