Zarząd stanowi jeden z dwóch obowiązkowych organów fundacji. Tworzy go co najmniej jedna osoba fizyczna. Istotne, by posiadała ona pełną zdolność do czynności prawnych.
Reprezentacja fundacji rodzinnej zbliżona jest do regulacji właściwych dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 204 oraz 205 § 1 i 2 k.s.h.) oraz spółko akcyjnej (art. 372 oraz 373 § 1 i 2 k.s.h.).
Członkowie zarządu na podstawie art. 116a § 1 Ordynacji podatkowej, ponoszą solidarna odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe. Konstrukcja odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami statutu podobna jest do tej z Kodeksu spółek handlowych. Wobec fundacji rodzinnej odpowiedzialność tę ponoszą członkowie zarządu, rady nadzorczej oraz likwidator.
Pomimo wielu podobieństwo do Kodeksu spółek handlowych istotnym jest, by pamiętać, iż w przypadku fundacji rodzinnej prokura jest niedopuszczalna.
Czynność prawna między beneficjentem, będącym członkiem zarządu i jednocześnie jedynym członkiem zgromadzenia beneficjentów a reprezentowaną przez niego fundacją rodzinną wymaga formy aktu notarialnego. Każdorazowo o dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz obowiązany jest zawiadomić sąd rejestrowy.
Ustawowe prawa i obowiązki zarządu fundacji rodzinnej
Członkowie zarządu mają prawo do pełnienia swojej funkcji za wynagrodzeniem, o ile umówiono się co do jego wysokości. W przeciwnym wypadku członkowie zarządu pełnią swoją funkcję bez wynagrodzenia. Mają oni również prawo do zwrotu kosztów, które ponieśli w związku z udziałem w pracach zarządu.
Przy zarządzie wieloosobowym wszyscy jego członkowie są zarazem obowiązani i uprawnieni do wspólnego prowadzenia spraw fundacji – chyba że postanowienia statutu stanowią inaczej.
Jeżeli ustawa lub statut tak stanowią, podpisy pod dokumentem wystawionym przez fundację wymagane są przez wszystkich członków zarządu. Zgodnie z treścią ustawy, sytuacja taka ma miejsce, w przypadku ustanowienia fundacji rodzinnej w testamencie, gdy należy dokonać zgłoszenia fundacji rodzinnej do rejestru fundacji rodzinnych. Czynność ta realizowana zarząd, a na podstawie art.114 ust. 2 ustawy o fundacji rodzinnej podpis pod zgłoszeniem składają wszyscy jego członkowie.
Podczas wykonywania czynności związanych z pełnioną funkcją, członek zarządu obowiązany jest do zachowania należytej staranności oraz postępowania w sposób lojalny wobec fundacji rodzinnej.
Pełnienie funkcji w zarządzie fundacji rodzinnej wymaga również od jej członka zachowania poufności informacji, szczególnie tych związanych z danymi osobowymi beneficjentów. Co ważne, tajemnica informacji nie przestaje obowiązywać, gdy mandat członka zarządu juz wygaśnie.
Zgromadzenie beneficjentów fundacji rodzinnej ustanawiane jest w statucie przez fundatora. Tworzą je wyłącznie beneficjenci, którzy zostali uprawnieni do uczestnictwa w nim poprzez zapis statucie. Tutaj również członkowie zgromadzenia winni zachować należytą staranność w związku z wykonywanymi obowiązkami.
Jeżeli statut nie przewiduje inaczej, zgromadzenie zwoływane jest przez zarząd fundacji rodzinnej. Podobnie do treści art. 17 k.s.h., czynność prawna, która została dokonana bez wymaganej ustawą zgody w formie uchwały zgromadzenia beneficjentów dotknięta jest sankcją nieważności.
Ciekawe zagadnienie stanowi miejsce odbywania się posiedzeń organów fundacji rodzinnej. W przeciwieństwie do postanowień Kodeksu spółek handlowych, ustawa o fundacji rodzinnej miejsce to określa w sposób bardziej precyzyjny – posiedzenia ma bowiem odbywać się nie tyle w siedzibie (co często interpretuje się w oparciu o art. 41 Kodeksu cywilnego za siedzibę rozumiejąc miejscowość), a w lokalu fundacji rodzinnej. Taka precyzja zabezpiecza interesy członków organów fundacji, w szczególności zgromadzenia beneficjentów.
Audyt fundacji rodzinnej
Zgodnie z ustawą o fundacji rodzinnej, co najmniej raz na cztery lata powinna być ona poddawana audytowi, który przeprowadzany jest przez podmiot zewnętrzny. Jeśli jednak sprawozdanie finansowe fundacji podlega badaniu zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, audyt przeprowadza się każdego roku przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego.Co istotne, audyt funkcjonowania fundacji rodzinnej przeprowadza się nawet wtedy, gdy w tym samym roku przeprowadzany będzie obowiązkowy audyt sprawozdania finansowego tej fundacji.
Audytu może dokonywać osoba, która w okresie nim objętym i w jego trakcie(przesłanki wynikające z art. 78 ustawy o fundacji rodzinnej):
Działalność rady nadzorczej w fundacji rodzinnej, co do zasady, jest tożsama z rolą działalnością rady nadzorczej w spółkach kapitałowych. Dlatego też sprawnie funkcjonująca rada nadzorcza, wybierana przez zgromadzenie beneficjentów powinna być organem, który gwarantującym beneficjentom prawidłową realizację zadań zarządu zarówno w odniesieniu do samej fundacji, jak i wobec nich samych.
Ustawowe zadania rady nadzorczej fundacji rodzinnej
Rada nadzorcza pełni funkcje nadzorcze w stosunku do zarządu w zakresie przestrzegania prawa i postanowień zawartych w statucie.
Wszelkie informacje, dokumenty, sprawozdania i wyjaśnienia są przekazywane radzie nadzorczej niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania do zarządu lub osoby obowiązanej. Rada nadzorcza może ponadto ustalić dłuższy termin odpowiedzi na jej żądanie. Nie można ograniczać dostępu członków rady nadzorczej do żądanych przez nich informacji, dokumentów, sprawozdań czy wyjaśnień.
Ustawowe prawa i obowiązki zarządu fundacji rodzinnej
Dla rady nadzorczej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące praw i obowiązków członka zarządu fundacji rodzinnej.
Statut może rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej, w szczególności mowa tu o obowiązku zarządudo uzyskania zgody rady nadzorczej w celu dokonania określonej czynności.
Na koniec należy podkreślić, iż niemożliwe jest pełnienie jednocześnie funkcji członka zarządu i funkcji członka rady nadzorczej.
