Wprowadzenie nowych przepisów i ich cel
Od dnia 01 czerwca 2025 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Zmiany przepisów mają na celu zwiększenie przejrzystości procedur, wyeliminowanie dotychczasowych nadużyć oraz przystosowanie systemu zatrudniania obcokrajowców do aktualnych potrzeb rynku pracy. Zmiana przepisów wpływa na to, w jaki spośób urzędy załatwiają sprawy oraz za co odpowiadają Pracodawcy i cudzoziemcy.
Załatwianie spraw przez Internet
Największą zmianą jest pełna elektronizacja postępowań legalizujących zatrudnianie cudzoziemców. Wnioski o wydanie zezwolenia na pracę, czy rejestrację oświadczenia o powierzeniu pracy będą mogły być składane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Wniosek trzeba złożyć przez Internet, inaczej urząd go nie rozpatrzy.
Umowy, tłumaczenia, dokumenty – co się zmienia?
Pracodawca jest zobowiązany do zawarcia z cudzoziemcem pisemnej umowy oraz zapewnienia jej tłumaczenia na język zrozumiały dla pracownika, jeśli nie posługuje się on językiem polskim.
Nowym obowiązkiem jest zawarcie w umowie, jej załączniku lub innym dokumencie informacji o możliwości przystąpienia do związków zawodowych. Nawet jeśli formalnie nie działają u Pracodawcy, zaleca się, aby taka informacja zawsze się tam znalazła.
Kolejnym istotnym obowiązkiem, o którym należy pamiętać, jest konieczność przekazania przez Pracodawcę kopii zawartej umowy z cudzoziemcem do właściwego urzędu jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez daną osobę.
Dodatkowo Pracodawcy są zobowiązani do przechowywania kopii dokumentów pobytowych oraz umów z cudzoziemcami przez cały okres ich zatrudnienia, a także przez dwa lata po jego zakończeniu.
Nie dla testu rynku pracy i wirtualnych biur
Test rynku pracy został formalnie zniesiony, jednak mogą być tworzone tzw. lokalne listy zawodów chronionych. Ze względu na wysokie bezrobocie cudzoziemcy mogą mieć ograniczone możliwości uzyskania pozwolenia na pracę w określonych zawodach.
Pracodawcy zatrudniający cudzoziemców muszą mieć rzeczywistą siedzibę, gdzie możliwy jest kontakt z pracownikami. W związku z tym pracodawcy nie będą mogli korzystać z fikcyjnych pośredników ani działać przez tzw. wirtualne biura.
Agencje pracy będą natomiast zobowiązane do prowadzenia działalności w stacjonarnym lokalu oraz do spełnienia dodatkowych wymagań formalnych.
Nowe sankcje i zasady kontroli
Nowe przepisy przewidują również zaostrzenie kar za nielegalne powierzanie pracy. Wprowadza się stopniowanie kar. Za każdego cudzoziemca zatrudnionego bez wymaganych zezwoleń przewidziana jest kara pieniężna w wysokości co najmniej 3 000 zł, a maksymalnie 50 000 zł.
Kontrole legalności pracy mogą się odbywać bez uprzedzenia. Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna mogą przeprowadzać takie kontrole wspólnie, w ramach współpracy między instytucjami, bez konieczności uzyskiwania zgody pracodawcy.
Jak dział HR i Agencje pracy mogą się przygotować do zmian?
Wprowadzenie tak kompleksowych zmian wymaga od Pracodawców ponownej analizy wewnętrznych procedur związanych z zatrudnianiem cudzoziemców, dostosowania dokumentacji do nowych regulacji oraz zadbania o odpowiedni poziom przygotowania działów HR i kadr. Niedostosowanie się do obowiązujących wymogów może skutkować sankcjami administracyjnymi.
Wspieramy naszych Klientów w sprawnym przeprowadzeniu niezbędnych dostosowań z uwzględnieniem specyfiki ich działalności.