Cel zmian
Planowana nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) wzbudziła duże zainteresowanie wśród przedsiębiorców oraz firm współpracujących z osobami zatrudnionymi na podstawie umów cywilnoprawnych, w szczególności umów o dzieło, zleceń czy kontraktów B2B.
Nowe przepisy mają na celu wzmocnienie skuteczności kontroli PIP oraz ograniczenie nadużyć w zakresie pozornego samozatrudnienia.
Dotychczas to sąd pracy był jedynym organem uprawnionym do stwierdzenia istnienia stosunku pracy. Po zmianach inspektorzy PIP zyskają znacznie dalej idące kompetencje, w tym możliwość samodzielnego wydania decyzji administracyjnej o istnieniu stosunku pracy.
Nowe uprawnienia PIP
Projekt nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy przewiduje m.in.:
- nadanie PIP kompetencji do stwierdzania istnienia stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej,
- natychmiastową wykonalność decyzji w zakresie obowiązków pracodawcy wynikających z prawa pracy,
- wymianę informacji między PIP, ZUS i KAS w celu usprawnienia kontroli,
- możliwość prowadzenia kontroli zdalnych,
- podwyższenie kar za naruszenia przepisów prawa pracy,
- zwiększenie wysokości mandatów nakładanych przez PIP.
Decyzja administracyjna o ustaleniu stosunku pracy
Najwięcej kontrowersji budzi uprawnienie inspektorów PIP do przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę w drodze decyzji administracyjnej.
W zakresie obowiązków podatkowych i składkowych (PIT i ZUS) wykonanie decyzji w części dotyczącej okresów sprzed jej wydania zostanie wstrzymane do czasu zakończenia postępowania odwoławczego.
Oznacza to, że do momentu uprawomocnienia się decyzji po rozpatrzeniu odwołania przedsiębiorca nie będzie zobowiązany do uregulowania należności z tego tytułu. Należy jednak pamiętać, że w przypadku utrzymania decyzji w mocy po zakończeniu postępowania odwoławczego mogą zostać naliczone odsetki od zaległych składek i podatków.
Skutki dla przedsiębiorców w zakresie PIT i ZUS
Przekształcenie umowy cywilnoprawnej lub kontraktu B2B w umowę o pracę oznacza istotne zmiany dla przedsiębiorcy jako płatnika podatków i składek, w tym:
- obowiązek przeliczenia i skorygowania deklaracji PIT oraz ZUS,
- konieczność dopłaty zaległych składek i zaliczek podatkowych,
- naliczenie odsetek za opóźnienie,
- w niektórych przypadkach – korekty w zakresie podatku VAT,
- obowiązek prowadzenia pełnej dokumentacji pracowniczej (akta osobowe, ewidencja czasu pracy, listy płac).
ZUS może dochodzić należnych składek za okres do 5 lat wstecz, a zobowiązania podatkowe przedawniają się po 5 latach od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
W praktyce oznacza to, że konsekwencje finansowe mogą obejmować kilka lat wstecz i generować znaczne koszty, zarówno z tytułu zobowiązań publicznoprawnych, jak i potencjalnych roszczeń pracowniczych, takich jak:
- dopłata wynagrodzenia za nadgodziny, pracę w dni wolne i nocne,
- wyrównania dodatków, premii i świadczeń socjalnych,
- ekwiwalent za niewykorzystany urlop,
- świadczenia chorobowe i inne, które pracownik nabyłby, gdyby od początku był zatrudniony na etacie.
Zaostrzenie kar i sankcji
Nowelizacja przewiduje również znaczące zaostrzenie kar za naruszenia przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.
W przypadku wykroczeń przeciwko prawom pracownika maksymalna kara może wynosić:
- 60 000 zł, a w niektórych przypadkach nawet 90 000 zł,
- natomiast mandaty wystawiane przez inspektorów PIP do 10 000 zł.
Warto również pamiętać, że od 1 czerwca 2025 r. zaostrzone zostały przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Zgodnie z wprowadzonymi zmianami, kary za niedopełnienie obowiązków wobec ZUS mogą wynosić nawet 46 000 zł.
Jak się przygotować?
Kierunek zmian jest jasny, większa kontrola i zwiększona odpowiedzialność przedsiębiorców jako płatników składek i podatków.
Aby ograniczyć ryzyka, rekomendujemy:
- przeprowadzenie przeglądu obowiązujących umów i zasad współpracy,
- zidentyfikowanie potencjalnych ryzyk,
- reklasyfikacji umów,
- wdrożenie jasnych procedur dotyczących współpracy z kontraktorami,
- przygotowanie zespołów HR, kadr, płac i prawnych na kontrole PIP,
- opracowanie planu działania na wypadek ustalenia stosunku pracy decyzją PIP,
- stałe monitorowanie zmian legislacyjnych i dostosowywanie praktyk zatrudnieniowych.
Podsumowanie
Projektowane zmiany w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy oznaczają fundamentalną zmianę w podejściu do kontroli i egzekwowania prawa pracy
Przedsiębiorcy, którzy współpracują z osobami na podstawie umów cywilnoprawnych lub B2B, powinni już teraz przeanalizować swoje modele współpracy i przygotować się na możliwe skutki administracyjnego ustalenia stosunku pracy.
Konsekwencje mogą być nie tylko prawne, ale również finansowe, obejmujące zaległe podatki, składki, odsetki i roszczenia pracownicze nawet za pięć lat wstecz.
Dlatego zachęcamy do współpracy z naszą kancelarią w zakresie analizy ryzyk, przygotowania procedur oraz dostosowania modeli współpracy do nowych przepisów.
Wspólnie możemy opracować skuteczne rozwiązania minimalizujące ryzyka finansowe i prawne związane z wdrażanymi zmianami.