Zmiany w rekrutacji to dopiero początek nowych zasad dotyczących przejrzystości wynagrodzeń. Kolejny etap unijnych zmian obejmie m.in. szerszy dostęp pracowników do informacji o wynagrodzeniach oraz raportowanie luki płacowej przez większych pracodawców. Podobne rozwiązania mają zostać wprowadzone do polskiego prawa, jednak ich ostateczny kształt będzie znany dopiero po zakończeniu procesu legislacyjnego.
Dla pracodawców oznacza to konieczność odpowiedniego przygotowania danych płacowych i zasad wynagradzania, tak aby możliwe było nie tylko ustalenie różnic w wynagrodzeniach, ale także wskazanie, z czego te różnice wynikają.
Pracownicy mogą otrzymać znacznie szersze prawo do informacji
Dyrektywa 2023/970 przewiduje, że pracownik będzie mógł uzyskać na piśmie:
- informację o własnym poziomie wynagrodzenia,
- informację o średnich poziomach wynagrodzenia kobiet i mężczyzn w kategorii pracowników wykonujących tę samą pracę albo pracę o jednakowej wartości.
Dyrektywa wymaga przekazania informacji najpóźniej w ciągu dwóch miesięcy od złożenia wniosku oraz corocznego przypominania pracownikom o przysługującym im prawie.
Takie uprawnienie ma zostać wprowadzone również do polskich przepisów, przy czym jego szczegółowy zakres będzie znany dopiero po zakończeniu procesu legislacyjnego.
Dla pracodawców będzie to istotna zmiana. Jeżeli pracownik zwróci się o informacje dotyczące wynagrodzeń osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o jednakowej wartości, firma powinna być przygotowana nie tylko do przekazania wymaganych danych, ale również do wyjaśnienia ewentualnych różnic w wynagrodzeniach na podstawie obiektywnych i wcześniej ustalonych kryteriów.
Raportowanie luki płacowej – kogo ma dotyczyć?
Dyrektywa unijna wprowadza obowiązki raportowe dla większych pracodawców. Przewidziane w niej terminy są zróżnicowane:
- 250 pracowników i więcej – pierwsze raportowanie do 7 czerwca 2027 r., następnie co roku,
- 150–249 pracowników – pierwsze raportowanie do 7 czerwca 2027 r., następnie co trzy lata,
- 100–149 pracowników – pierwsze raportowanie do 7 czerwca 2031 r., następnie co trzy lata.
Polski projekt zakłada raportowanie przez pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników i przewiduje raportowanie co trzy lata, a w przypadku podmiotów zatrudniających co najmniej 250 osób – corocznie.
Raportowanie nie będzie sprowadzać się do wskazania jednej ogólnej różnicy w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn. Pracodawcy będą musieli przedstawić bardziej szczegółowe dane, m.in. dotyczące średnich i median wynagrodzeń, premii i innych zmiennych składników wynagrodzenia oraz różnic płacowych w poszczególnych grupach pracowników.
Dane osobowe – mały zespół może ujawnić więcej, niż się wydaje
Jednym z trudniejszych elementów nowego systemu będzie pogodzenie przejrzystości wynagrodzeń z ochroną danych osobowych.
Jeżeli w danej kategorii pracują przykładowo dwie osoby, przekazanie informacji o średnim wynagrodzeniu w podziale na płeć może w praktyce umożliwić ustalenie wynagrodzenia konkretnego współpracownika.
Dyrektywa przewiduje mechanizmy ograniczające takie ryzyko. Jeżeli przekazanie określonych informacji prowadziłoby bezpośrednio lub pośrednio do ujawnienia wynagrodzenia możliwej do zidentyfikowania osoby, państwa członkowskie mogą przewidzieć dostęp do takich danych za pośrednictwem przedstawicieli pracowników, inspektoratu pracy albo organu ds. równości.
Nie można obecnie przesądzić, jak dokładnie mechanizm ten będzie wyglądał w ostatecznej polskiej ustawie, ponieważ pełny proces legislacyjny nie został jeszcze zakończony.
Przy udostępnianiu informacji o wynagrodzeniach pracodawca powinien uwzględniać również ochronę danych osobowych. Szczególnej ostrożności mogą wymagać niewielkie grupy pracowników, w których na podstawie przekazanych danych łatwiej byłoby ustalić wynagrodzenie konkretnej osoby.
Termin wdrożenia dyrektywy już minął
Termin wdrożenia dyrektywy unijnej upłynął 07 czerwca 2026 r., natomiast polski projekt pozostaje na etapie legislacyjnym.
Nie oznacza to jednak, że od 08 czerwca 2026 r. wszystkie przepisy dyrektywy automatycznie zaczęły nakładać komplet nowych obowiązków na każdego prywatnego pracodawcę.
Nie należy jednak wyciągać z tego wniosku, że pracodawcy mogą ignorować zasadę równego wynagrodzenia. Po pierwsze, obowiązuje Kodeks pracy. Po drugie, TSUE w sprawie C-624/19, Tesco Stores, potwierdził bezpośrednią skuteczność art. 157 TFUE również w sporach między podmiotami prywatnymi dotyczących równego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn za pracę takiej samej wartości.
Z prawnego punktu widzenia trzeba więc odróżnić brak pełnego wdrożenia nowych obowiązków do polskiego prawa od istniejącego już prawa pracownika do równego wynagrodzenia.
Co pracodawca powinien zrobić już teraz?
Najmniej korzystnym rozwiązaniem byłoby czekanie z całością projektu do dnia wejścia w życie finalnej ustawy. Wartościowanie kilkudziesięciu albo kilkuset stanowisk oraz uporządkowanie danych płacowych może zająć wiele miesięcy.
Etap 1 – mapa wynagrodzeń
Firma powinna stworzyć jeden „słownik wynagrodzeń”, wskazujący, jakie składniki występują, które są stałe, a które zmienne, jakie są zasady ich przyznawania, z jakich systemów pochodzą dane i kto odpowiada za ich poprawność.
Taka analiza pozwala wykryć niespójności w systemie wynagrodzeń, np. premie i dodatki przyznawane bez jasno określonych zasad czy różne nazwy stosowane wobec tych samych świadczeń.
Etap 2 – uporządkowanie stanowisk
Firma powinna uporządkować stanowiska i określić, które z nich są do siebie podobne, jaki jest ich poziom odpowiedzialności oraz jakie przedziały wynagrodzeń są z nimi związane.
Taki podział pozwoli łatwiej porównywać wynagrodzenia pracowników, analizować różnice płacowe i przygotowywać dane potrzebne do przyszłego raportowania.
Etap 3 – wartościowanie
Dla każdego stanowiska należy zastosować te same obiektywne kryteria: umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy oraz ewentualne dodatkowe kryteria właściwe dla firmy.
Etap 4 – próbny audyt luki płacowej
Nie trzeba czekać na ustawowy obowiązek raportowania. Firma może już dziś przeprowadzić próbę i policzyć wskaźniki tak, jak gdyby raportowanie już obowiązywało.
Pozwoli to ustalić, czy problemem jest faktyczna polityka wynagrodzeń, czy raczej brak danych, błędna klasyfikacja stanowisk albo niespójność między systemem HR i systemem płacowym.
Etap 5 – procedura wyjaśniania różnic
Każda istotna różnica powinna zostać przypisana do jednej z dwóch kategorii: różnica obiektywnie uzasadniona albo różnica wymagająca korekty.
Samo sporządzenie raportu nie rozwiąże problemu. Firma powinna wiedzieć, kto analizuje wynik, kto podejmuje decyzję o korekcie i kto dokumentuje jej uzasadnienie.
7 sygnałów ostrzegawczych, które warto sprawdzić w firmie:
- bardzo szerokie widełki wynagrodzeń bez jasnych zasad,
- dwie różne nazwy stanowisk dla osób wykonujących w praktyce tę samą pracę,
- uznaniowe premie bez opisanych kryteriów,
- częste indywidualne „wyjątki” od siatki płac,
- różnice wynagrodzeń, których HR nie potrafi już historycznie wyjaśnić,
- sytuacje, w których wysokość nowych warunków wynagradzania była ustalana głównie na podstawie poprzednich zarobków kandydata,
- brak aktualnych opisów stanowisk.
Co dalej? Do raportowania warto przygotować się wcześniej
Największym błędem może okazać się potraktowanie nowych regulacji jako obowiązku polegającego wyłącznie na wygenerowaniu kolejnego raportu. Raport jest w praktyce końcowym efektem znacznie szerszego procesu.
Aby prawidłowo raportować różnice płacowe i odpowiadać na pytania pracowników, firma powinna wcześniej wiedzieć, jakie stanowiska są porównywalne, z jakich elementów składa się wynagrodzenie oraz dlaczego poszczególne osoby otrzymują określone kwoty.
Dlatego warto już teraz uporządkować dane płacowe, nazwy stanowiska i zasady wynagradzania oraz przeprowadzić próbny audyt luki płacowej. Pozwoli to sprawdzić, czy potencjalnym problemem są rzeczywiste różnice w polityce wynagrodzeń, czy raczej jakość danych i sposób klasyfikowania stanowisk.
Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące raportowania luki płacowej, praw informacyjnych pracowników, wartościowania stanowisk albo przygotowania systemu wynagrodzeń do nowych obowiązków, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią.