Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest jedną z najpopularniejszych form organizacyjnych prowadzenia aktywności gospodarczej. Związane jest to ze złagodzeniem rozmaitych wymogów formalnych, które stwarzają szereg możliwości w kontekście kształtowania wewnętrznych regulacji panujących w spółce. Pomimo tego, iż członek zarządu winien legitymować się odpowiednim stopniem posiadanych kwalifikacji oraz zaufaniem często jednak wspólnicy rozważają kwotowe rozróżnienie zakresu reprezentacji poszczególnych członów zarządu. Czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne i skuteczne? W niniejszym wpisie szczegółowo przyjrzymy się tej problematyce.
WPROWADZENIE
Zarząd jest obligatoryjnym organem w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Przypisywana jest mu funkcja wykonawcza. Realizuje bowiem decyzje i uchwały wspólników, a także zadania i cele określone w umowie spółki. Szeroki zakres powinności i kompetencji sprawia, iż czynności zarządu tworzą „codzienną” – bieżącą – działalność spółki, tj. działa ona zarząd właśnie przez ten organ. Dotyczy to zarówno reprezentacji wewnątrz spółki, jak i poza nią. W uproszczeniu funkcję zarządu, należy określić ją jako zarządzająco-reprezentacyjną.
PODEJMOWANIE DECYZJI W SFERZE WEWNĘTRZNEJ I ZEWNĘTRZNEJ
Zadania zarządu określa art. 201 § 1 k.s.h., który stanowi, iż: „Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę”. Wyznacza zatem szeroki zakres działań – obejmujący zarówno sferę wewnętrzną, jak i zewnętrzną.
Zarząd jako organ spółki z o.o. wykonuje m. in. czynności reprezentacji zewnętrznej. Zgodnie z teorią organów jego czynności podejmowane w tym zakresie są własnymi działaniami spółki i wywołują bezpośrednio dla niej skutki prawne. Reprezentowanie w stosunkach zewnętrznych – dotyczy relacji spółki z innymi podmiotami, władzami, urzędami, sądami. Obejmuje ona podejmowanie wszelkich „czynności sądowych i pozasądowych” (art. 204 § 1 k.s.h.).
Z kolei prowadzenie spraw spółki dotyczy przede wszystkim płaszczyzny wewnętrznej funkcjonowania spółki. Polega ono na podejmowaniu rozmaitych czynności decyzyjnych, organizatorskich w płaszczyźnie kierowania bieżącą działalnością i zarządzania majątkiem. Prowadzenie spraw dotyczyć może wyłącznie wewnętrznych stosunków spółki (np. zwołanie zgromadzenia wspólników, uchwalenie wewnętrznego regulaminu pracy lub funkcjonowania poszczególnych jednostek organizacyjnych spółki). Często jednak wiąże się także ze sferą zewnętrzną. Prowadzenie danej sprawy może bowiem wymagać również nawiązywania stosunków prawnych z innymi podmiotami. Dotyczy to zwłaszcza konieczności zawierania umów i składania oświadczeń woli. Na przykład do kategorii prowadzenia spraw spółki zaliczyć należy działania zmierzające do znalezienia odpowiedniego miejsca do wykonywania działalności. Załatwienie takiej sprawy wymaga podjęcia „wewnętrznej” decyzji o wyborze konkretnego lokalu (nieruchomości), który będzie przedmiotem najmu albo zostanie zakupiony. Dla pełnego załatwienia takiej sprawy niezbędne jest jednak również zawarcie stosownej „zewnętrznej” umowy (z wynajmującym, właścicielem). Podobnie będzie np. w przypadku zaopatrzenia w surowce i materiały spółki prowadzącej przedsiębiorstwo produkcyjne. Zadanie takie spoczywa na zarządzie. Jego wykonanie polega na podjęciu decyzji co do źródła zaopatrzenia (wybór dostawcy surowców) oraz na zawarciu niezbędnych umów (np. sprzedaży, o dzieło), których wykonanie pozwoli na uzyskanie owych potrzebnych materiałów. Tutaj prowadzenie sprawy również polega na podejmowaniu czynności zarówno wewnętrz, jak i na zewnątrz spółki.
SPOSÓB PROWADZENIA SPRAW I REPREZENTOWANIA SPÓŁKI PRZEZ ZARZĄD
Prowadzenie spraw spółki polega na podejmowaniu rozmaitych decyzji i czynności zarówno czysto faktycznych, jak i stanowiących oświadczenia woli oraz działania procesowe. Sposób wykonywania uprawnień i obowiązków w tym zakresie określa zazwyczaj umowa spółki lub późniejsze uchwały wspólników. Ustanawiają one np. regulamin, zasady lub wskazówki dotyczące funkcjonowania zarządu. Regulamin lub umowa spółki wskazywać też mogą szczególne uprawnienia niektórych członków zarządu (np. prezesa, wiceprezesów), a także rzeczowy podział kompetencji między nimi. Podobnie jak prowadzenie spraw spółki sposób jej reprezentacji może zostać określony przede wszystkim w umowie założycielskiej.
Spotykane niekiedy w umowach spółki kwotowe ograniczenia wartości praw lub obowiązków, w zakresie których dany członek może wykonywać reprezentację, są skuteczne tylko wobec spółki (pro foro interno), więc ich przekroczenie nie rodzi zatem żadnych skutków dla osoby trzeciej. Wywołuje jedynie konsekwencje wewnętrzne, w relacji członek zarządu – spółka.
ODEJŚCIE OD KODEKSOWEGO WZORCA
Warianty sposobu reprezentacji spółki w przypadku zarządu dwu- albo wieloosobowego mogą być rozmaite. Decydując się na odejście od wzorca kodeksowego (art. 205 k.s.h.), należy jednak wprowadzić do umowy spółki jednoznaczne zapisy dotyczące sposobu reprezentacji, wprowadzając między innymi limit kwotowy, tj. że reprezentacja jest jednoosobowa do określonej wysokości kwoty rozporządzenia albo zobowiązania, a powyżej tego limitu – dwu- albo wieloosobowa.
Należy jednak pamiętać, że dominujący jak dotychczas w doktrynie oraz praktyce sądów rejestrowych pogląd o dopuszczalności zróżnicowania sposobu reprezentacji w zależności od kryteriów kwotowych lub przedmiotowych bywa kwestionowany w doktrynie i wywołuje wiele praktycznych problemów.
OGÓLNA ZASADA ZAKAZU OGRANICZANIA PRAWA DO REPREZENTACJI
Przepis art. 204 k.s.h. ustanawia zakaz ograniczania prawa członka zarządu do reprezentowania spółki jedynie w przypadku, gdy ograniczenie takie ma wywrzeć skutek na osoby trzecie.. Tym samym można uznać za dopuszczalne ustanawianie ograniczeń skutecznych jedynie „wewnątrz” spółki, tj. pomiędzy zarządem a wspólnikami. Można tego dokonać zarówno w samej umowie spółki, jak i w uchwale wspólników. Spośród szerokiej gamy ograniczeń na szczególną uwagę zasługują często występujące w praktyce ograniczenia przedmiotowe przejawiające się w ograniczeniach kwotowych w reprezentacji członków zarządu.
Na taką możliwość wskazał Sąd Najwyższy w uchwale pod sygnaturą III CZP 112/96, stwierdzając, że dopuszczalne jest zawarcie w umowie spółki zapisu ustanawiającego reprezentację jednoosobową do składania oświadczeń dotyczących praw i obowiązków do określonej kwoty, a łączną powyżej tej kwoty. Daje się jednak zauważyć pewną sprzeczność pomiędzy tezą uchwały a jej uzasadnieniem. Sąd Najwyższy dopuszcza możliwość wprowadzenia podziału na reprezentację łączną i samoistną w zależności od wartości dokonywanej przez zarząd czynności szukając oparcia dla tego stanowiska w art. 200 k.s.h. (aktualnie art. 207 k.s.h.) stanowiącym, że „wobec spółki członkowie zarządu podlegają ograniczeniom, ustanowionym w dziale niniejszym, umowie spółki oraz, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, w uchwałach wspólników”. Wskazany przepis dotyczy jednak tylko sfery wewnętrznej (prowadzenie spraw spółki), a reprezentacja ma być skuteczna na zewnątrz. […] taki zapis powinien być traktowany jako ograniczenie wewnętrzne i nie może zostać ujawniony w rejestrze, gdyż nie jest wiążący dla osób trzecich.
Powyższe stanowisko znajduje dodatkowo potwierdzenie na płaszczyźnie prawa stanowionego przez organy Unii Europejskiej, bowiem zgodnie z postanowieniami dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1132 z 14.6.2017 r. w sprawie niektórych aspektów prawa spółek (Dz.Urz. UE L z 2017 r. Nr 169, s. 46) czynności podjęte przez organ wykonawczy spółki są ważne także wtedy, gdy wykraczają poza zakres przedmiotu jej działalności oraz nie można się powoływać wobec osób trzecich na wiążący korporacyjnie (wewnętrznie) charakter ograniczeń prawa reprezentowania spółki, wynikające z aktu erekcyjnego spółki lub z uchwały organu spółki, nawet jeżeli ograniczenia te są jawne. Dla osób trzecich (w stosunkach zewnętrznych spółki) wiążące są tylko ograniczenia dotyczące sposobu reprezentowania spółki, ujawnione we właściwym rejestrze (zob. art. 9 ust. 1 akapit 1 oraz art. 9 ust. 2–3 dyrektywy 2017/1132/UE).
OGRANICZENIA KOMPETENCJI ZARZĄDU
Należy podkreślić, że przepis zk.s.h. zabraniający ograniczania prawa członka zarządu do reprezentowania spółki ze skutkiem wobec osób trzecich dotyczy prawa do reprezentacji, a nie sposobu reprezentacji. Sposób reprezentacji to bowiem określenie techniki reprezentowania spółki. Są to więc dwa różne pojęcia. Należy jednak pamiętać, że niekiedy przy określaniu sposobu reprezentacji można naruszyć prawo do reprezentacji. Wprowadzenie sposobu reprezentacji, który pozbawia członka zarządu prawa do reprezentacji w całości lub w pewnym zakresie jest oczywiście niedozwolone. Przyjęty w umowie spółki sposób reprezentowania może wymuszać konieczność współdziałania członka zarządu z innym/innymi członkami zarządu lub prokurentem przy dokonywaniu danej czynności. Realizując prawo do prowadzenia spraw spółki nie powinno się z kolei abstrahować od ustalonych wzajemnych stosunków między członkami zarządu. Powyższe zastrzeżenia w istotny sposób oddziałują na praktyczne wykonywanie prawa do prowadzenia spraw spółki i reprezentowania spółki przez członków zarządu.
Ograniczenia kompetencji członków zarządu do prowadzenia spraw spółki, określane w umowie spółki, są powszechne. Są wyrazem autonomii woli wspólników do określenia wewnętrznej struktury organizacyjnej spółki i zasad funkcjonowania jej organów w granicach obowiązującego prawa. Jeżeli strony chcą uchylić ustawowy wymóg reprezentacji łącznej muszą więc w umowie wyraźnie wskazać przy jakich czynnościach spółkę może reprezentować tylko jeden członek zarządu (za: postanowieniem Sądu Najwyższego, z dnia 17 lutego 2011 r. sygn. akt IV CZ 117/10). Skoro zatem wolą wspólników jest, aby przy dokonywaniu czynności prawnych, przedmiotem których jest zaciągnięcie zobowiązań czy rozporządzenie mieniem spółki do określonej wartości, oświadczenie woli miał składać tylko jeden członek zarządu, powinni to wyraźnie wskazać w umowie spółki.
Niemniej jednak, przyjęcie w umowie spółki tego typu zapisu może rodzić wiele wątpliwości w praktyce. Wielokrotnie nie da się jednoznacznie określić wartości przedmiotu czynności dokonywanej przez zarząd. Przykładowo mogą wchodzić w grę specyficzne usługi czy towary o niesprecyzowanej dokładnie wartości, to samo dotyczy czynności o charakterze niemajątkowym (chyba, że zapis umowy jednoznacznie wskazuje jaka reprezentacja jest właściwa w takim przypadku). Osoby trzecie dokonujące czynności ze spółką nie powinny mieć wątpliwości co do zakresu umocowania zarządu. Powyższe rozważania wskazują jednak, że mimo dopuszczalności doprecyzowania sposobu reprezentacji powinien on być określony w sposób jednoznaczny, inaczej bowiem może zostać naruszona zasada pewności obrotu gospodarczego.
SKUTKI NARUSZENIA OGRANICZEŃ
Nieprzestrzeganie przez członków zarządu ograniczenia kompetencji przewidzianych w umowie spółki bądź w uchwale wspólników, nie ma wpływu na ważność czynności prawnych w stosunkach zewnętrznych aczkolwiek może prowadzić do ich odpowiedzialności korporacyjnej (np. zawieszenie w czynnościach, odwołanie z funkcji) i odpowiedzialności kontraktowej. Członkowie zarządu (podobnie jak członkowie organów nadzoru oraz likwidatorzy) zobowiązani są do wynagrodzenia spółce szkody wyrządzonej niewłaściwym wykonaniem swoich obowiązków naruszającym przepisy prawa lub umowy spółki. Jest to odpowiedzialność odszkodowawcza oparta na domniemaniu winy (art. 293 § 1 k.s.h.).
INTERPRETACJA PRZEPISU USTAWY O KRAJOWYM REJESTRZE SĄDOWYM
Jeżeli więc w umowie spółki dopuszczalne jest wprowadzenie postanowienia przewidującego omawiany sposób reprezentacji spółki, pojawia się kolejne pytanie: czy i w jakiej formie powinno ono zostać ujawnione w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Przepis art. 39 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym nakazuje ujawnienie w rejestrze oznaczenia organu uprawnionego do reprezentowania spółki oraz osób wchodzących w jego skład, a także wskazanie sposobu reprezentacji przez ten organ. Mając na względzie cel, dla którego rejestr przedsiębiorców jest prowadzony, a mianowicie funkcję informacyjną, wpis w rejestrze powinien odzwierciedlać treść umowy spółki w sposób jasny i precyzyjny. Skoro więc umowa spółki przewiduje, że co do zasady spółkę reprezentuje jeden członek zarządu, jednak w sprawach majątkowych powyżej określonej kwoty wymagana jest reprezentacja łączna, informacja ta może znaleźć swoje odzwierciedlenie w rejestrze przedsiębiorców. Potwierdzeniem powyższego jest orzeczenie Sądu Najwyższego, zgodnie z którym „uwzględniając funkcję informacyjną rejestru należy założyć, że wpis w rejestrze powinien odpowiadać treści umowy spółki. Umowa ta, jak już wyżej wskazano, może zawierać zaś zapis wprowadzający reprezentację łączną dla składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych spółki powyżej określonej ich wartości.” (postanowienie SN z 13.06.2008 r., I CSK 6/08).
KLUCZOWE SĄ PRECYZYJNE ZAPISY I ODPOWIEDNIA STRATEGIA
Niejednolita praktyka sądów rejestrowych przejawiająca się w częstych odmowach wpisów do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego zapisów ustanawiających kwotowe ograniczenie członków zarządu w zakresie ich prawa do reprezentacji nastręcza praktycznych trudności.
Poszczególne sądy (w zależności od regionu Polski), stosują różne praktyki i odmawiają niekiedy zarejestrowania kwotowego ograniczenia sposobu reprezentacji spółki. Często jako uzasadnienie odmowy dokonania wpisu zacytowana jest wspomniana już wyżej uchwała Sądu Najwyższego o sygnaturze III CZP 112/96. W tak niejednoznacznej sytuacji najlepszym rozwiązaniem byłoby oczywiście odpowiednie doprecyzowanie przepisów na co jednak się nie zanosi dlatego dla spółek kapitałowych, które chciałyby wprowadzić wartościowe zróżnicowanie sposobu reprezentacji, najważniejsze staje się przygotowanie prawidłowych zapisów umowy spółki i przyjęcie odpowiedniej strategii postępowania przed KRS. Postanowienia umowy spółki powinny być więc tak skonstruowane, aby przy maksymalnej prostocie były jednocześnie maksymalnie jednoznaczne.