W erze postępującej cyfrowej transformacji polskiej administracji publicznej nadchodzi wyczekiwana zmiana, która usprawni sposób funkcjonowania Krajowego Rejestru Sądowego. Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (druk nr 1311), obecnie znajdujący się na etapie po I czytaniu na posiedzeniu Sejmu, wprowadza rozwiązania, które nie tylko uproszą życie przedsiębiorcom, ale także ograniczą koszty i biurokrację.
Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się:
- jakie konkretne korzyści przyniosą nadchodzące zmiany w KRS
- dlaczego likwidacja obowiązku publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym to korzystna zmiana dla biznesu
- jak dostęp do danych KRS poprzez interfejsy API przyspieszy procedury administracyjne oraz w jaki sposób pełna cyfryzacja rejestru zmieni sposób komunikacji z administracją
GŁÓWNE POZYTYWNE ZMIANY PLANOWANE W RAMACH CYFRYZACJI KRS
Koniec ponoszenia kosztów za publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym
Najważniejszą zmianą jest uchylenie obowiązku ogłaszania w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG) treści wpisów dokonywanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). W uzasadnieniu projektu nowelizacji, czytamy, że w związku z informatyzacją usług publicznych coraz więcej podmiotów zgłasza potrzebę uzyskania dostępu do danych z Krajowego Rejestru Sądowego, za pośrednictwem usług sieciowych, a projekt ma wprowadzić przepisy, które wychodzą naprzeciw takiemu zapotrzebowaniu.
Celem regulacji znoszącej obowiązek ogłaszania w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wpisów dokonanych w Krajowym Rejestrze Sądowym jest przede wszystkim obniżenie kosztów ponoszonych przez przedsiębiorców oraz zmniejszenie obciążeń administracyjnych. Wobec powszechnej dostępności danych z Krajowego Rejestru Sądowego utrzymanie obowiązku ogłaszania treści tych samych wpisów w Monitorze Sądowym i Gospodarczym stanowi nadmierne obciążenie.
Planowane zmiany należy ocenić bardzo pozytywnie, ponieważ są konieczne i będą dopasowane do aktualnych realiów cyfrowej gospodarki. Obecnie wysokość opłaty m.in. za zamieszczenie w MSiG ogłoszenia lub obwieszczenia o wpisie do KRS wiąże się z opłatą w wysokości 100 zł, a w przypadku sprawozdań finansowych koszt wynosi aż 500 zł. Niemniej jednak w dobie powszechnego dostępu do KRS za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, obowiązek dublowania publikacji jest zbędny, nieefektywny oraz generuje niepotrzebne koszty po stronie podmiotów zobowiązanych.
Nowoczesny dostęp do danych przez interfejsy API
Planowane przepisy wprowadzą możliwość automatycznego pobierania danych z rejestru przez nowoczesne interfejsy sieciowe (API). Instytucje publiczne oraz wybrane podmioty realizujące zadania publiczne będą mogły – za zgodą Ministra Sprawiedliwości – pobierać dane z rejestru automatycznie, co znacząco ułatwi weryfikację danych i przyspieszy procedury administracyjne.
Pełna cyfryzacja wszystkich rejestrów
Projekt zakłada prowadzenie wyłącznie w systemie teleinformatycznym akt rejestrowych podmiotów podlegających obowiązkowi wpisu do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych lub zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów zdrowotnej, a także składania wniosków i pism dotyczących tych podmiotów wyłącznie za pośrednictwem tego systemu. Obecnie wnioski i pisma w przypadku tych podmiotów można składać albo w postaci papierowej albo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przy czym w tym drugim przypadku kompletne akta sprawy rejestrowej mające postać elektroniczną są przetwarzane do postaci papierowej i jako papierowe kopie są składane do akt rejestrowych prowadzonych obecnie w postaci papierowej.
Sytuacja ww. podmiotów będzie zatem analogiczna jak ma to już miejsce w przypadku podmiotów (spółek prawa handlowego) podlegających obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców. Rozpoczęta od rejestru przedsiębiorców pełna elektronizacja postępowania rejestrowego KRS zostanie ukończona poprzez zrównanie reguł prowadzenia i udostępniania akt spraw i akt rejestrowych oraz składania wniosków i pism dotyczących podmiotów z rejestru stowarzyszeń. Podmiotom tym zostaną w ten sposób udostępnione wszystkie możliwości i udogodnienia, z których korzystają obecnie tylko przedsiębiorcy. Zmiana ta umożliwi również rozszerzenie na dalsze – poza przedsiębiorcami – podmioty tzw. trybu S24, w którym wszystkie czynności są dokonywane w oparciu o gotowe wzorce udostępnione w systemie teleinformatycznym.
Uzasadnienie zmian według projektodawcy
Jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy, przyjęte rozwiązania to krok w stronę cyfryzacji usług publicznych oraz uproszczenia kontaktu obywateli i firm z administracją. Ministerstwo Sprawiedliwości wskazuje, że nowe przepisy to rewolucyjna zmiana, która zmniejszy koszty i obciążenia administracyjne dla przedsiębiorców oraz ograniczy biurokrację.
Szczególnie istotnym argumentem jest fakt, że znaczna część ogłoszeń dotyczy obecnie jedynie złożenia dokumentów finansowych – co generuje 75% wszystkich wpisów w MSiG. Ministerstwo Sprawiedliwości boryka się również z dużymi opóźnieniami w publikacjach, a w pierwszej połowie 2025 roku MSiG był publikowany ponad 100 razy, przy czym większość numerów liczyła aż ponad 500 stron.
KORZYŚCI DLA PRZEDSIĘBIORCÓW
Oszczędności finansowe
Likwidacja obowiązku publikacji w MSiG oznacza realną oszczędność i mniej biurokratycznych obowiązków. Przedsiębiorcy nie będą już musieli ponosić kosztów publikacji wpisów w KRS.
Oparcie zasady domniemania znajomości ogłoszonych wpisów wyłącznie na KRS
Konsekwencją proponowanej zmiany jest oparcie systemu domniemań wynikających z ustawy o KRS na publikacji wyłącznie w tym rejestrze. Zmiana ta będzie miała pozytywny wpływ na pewność i bezpieczeństwo obrotu poprzez przyjęcie zasady, zgodnie z którą dzień dokonania wpisu w KRS jest dniem, od którego następują określone skutki.
Innymi słowy w konsekwencji planowanych zmian domniemanie znajomości treści wpisów rejestrowych nie będzie już wiązane z ogłoszeniem w MSiG, lecz wyłącznie z prawidłowym ujawnieniem wpisu w KRS. To rozwiązanie eliminuje niepotrzebne powielanie informacji.
Przyspieszenie procedur poprzez nowoczesne narzędzia dostępu do danych
Podmioty publiczne oraz niepubliczne wykonujące zadania publiczne będą mogły uzyskiwać dostęp do informacji zawartych w KRS za pośrednictwem usług sieciowych, co znacząco usprawni wymianę informacji między instytucjami.
Rozwiązanie ułatwi weryfikację danych i przyspieszy procedury administracyjne. Dostęp do danych KRS przez interfejsy API pozwoli instytucjom publicznym na automatyczne pobieranie niezbędnych informacji, eliminując czasochłonną wymianę korespondencji.
Mniej obowiązków administracyjnych
Projekt realizuje działania deregulacyjne rządu, zmierzające do ograniczenia biurokracji i uproszczenia kontaktu firm z administracją. Oszczędność czasu i pieniędzy oraz mniej obowiązków administracyjnych to główne korzyści dla środowiska biznesowego.
Elektroniczne składanie wniosków
Projekt przewiduje również całkowitą rezygnację z możliwości składania papierowych wniosków o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Zmiana ta wpisuje się w założenie dążenia do pełnej cyfryzacji postępowań rejestrowych.
Wprowadzenie całkowitej rezygnacji z możliwości składania papierowych wniosków dla oznacza konsekwentne dążenie do pełnej cyfryzacji postępowań rejestrowych. Wszystkie wnioski kierowane do rejestru będą mogły być składane wyłącznie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych.
WEJŚCIE W ŻYCIE
Nowe rozwiązania mają wejść w życie zasadniczo po 14 dniach od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw (z pewnymi wyjątkami). Projekt ustawy trafił do Sejmu 27 maja 2025 r. jako druk nr 1311 i po przejściu pełnej ścieżki legislacyjnej będzie gotowy do implementacji. Obecnie po I czytaniu na posiedzeniu Sejmu pozostaje nam śledzenie dalszej ścieżki legislacyjnej, którą powędruje ustawa.
PODSUMOWANIE
Cyfryzacja KRS to kluczowy krok w kierunku uproszczenia procedur rejestrowych w Polsce. Zniesienie obowiązku publikacji w MSiG i pełna digitalizacja procesu rejestracyjnego oznacza realne korzyści dla przedsiębiorców i innych organizacji – niższe koszty, mniej biurokracji i szybszy dostęp do danych.
Planowane zmiany wpisują się w szerszy proces modernizacji polskiej administracji publicznej, którego celem jest uproszczenie obrotu gospodarczego, ograniczenie kosztów po stronie przedsiębiorców oraz odciążenie administracyjne. To rozwiązanie, które długo czekało na swoje wprowadzenie, w niedalekiej przyszłości stanie się rzeczywistością, przynosząc wymierną poprawę warunków prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.