Próba zdefiniowania
W Słowniku wyrazów obcych nie znajdziemy dobrego polskiego odpowiednika słowa “compliance”. Niektórzy proponują by posługiwać się zwrotem “zgodność z przepisami prawa”, ale nie jest to definicja oddająca istotę tego zagadnienia. Compliance to szeroko pojęta zgodność z przepisami prawa jak i regulacjami wewnętrznymi obowiązującymi w danej organizacji oraz wytycznymi regulatorów (np. PIP, GIS, KNF, UODO, UOKiK) odnoszącymi się do danej branży. W pewnym sensie to także przewidywanie zdarzeń mających znaczenie w biznesie oraz związana z tym ocena ryzyka.
Celem compliance jest mitygacja ryzyka braku zgodności – ograniczenie niebezpieczeństwa wystąpienia strat finansowych w przedsiębiorstwie, odpowiedzialności prawnej – co staje się coraz istotniejszym aspektem – bądź uszczerbku na wizerunku danego podmiotu.
Efektywny program compliance funkcjonujący w przedsiębiorstwie, opiera się na procedurach ściśle dopasowanych do danej organizacji, wdrożeniu ich w codzienną działalność biznesową oraz monitorowaniu ich przestrzegania.
Elementy podstawowe
Procedury służące realizacji zadań compliance można podzielić na tzw. działania strukturalne oraz procedury sektorowe. Pierwsze z w/w tworzą szkielet dla programu compliance. Możemy do nich zaliczyć: wdrożenie kodeksu postępowania będącego zbiorem wartości istotnych dla danej organizacji, stworzenie przejrzystej struktury organizacyjnej, wprowadzenie procedur dotyczących weryfikacji kontrahentów, procedur dotyczących przestrzegania zasad uczciwej konkurencji, procedur antykorupcyjnych, procedury antymobbingowej, procedury zgłaszania nieprawidłowości oraz powołanie osoby odpowiedzialnej za przestrzeganie systemu zgodności.
Jak wspomniano wcześniej istotnym elementem programu compliance w organizacji jest stworzenie mapy ryzyka wskazującej newralgiczne elementy biznesu narażone na ryzyko braku zgodności z obowiązującymi regulacjami. Zasadniczo mapa ryzyka wyznacza obszary procedur sektorowych. Każda organizacja, z uwagi na swoją specyfikę biznesową, podlega regulacjom prawnym zależnie od przedmiotu działalności, jej rozmiaru i zakresu geograficznego. Procedury sektorowe odzwierciedlają de facto regulacje branżowe typowe dla danej organizacji. Co istotne, istnieją pewne procedury sektorowe, które dotyczą każdej organizacji – zaliczamy do nich prawa człowieka i prawa pracownicze, ochronę prywatności i ochronę danych osobowych, bezpieczeństwo i higienę pracy, przeciwdziałanie nieuczciwej konkurencji, przeciwdziałanie praktykom korupcyjnym, ochronę tajemnic przedsiębiorstwa, ochronę mienia pracodawcy, zagadnienia związane z cyberbezpieczeństwem. Procedury sektorowe powinny mieć istotny wpływ na zarządzanie działalnością operacyjną przedsiębiorstwa.
O czym warto pamiętać
Odpowiednio dopasowane do organizacji i wdrożone działania i procedury tworzą podstawę programu zarządzania zgodnością. Niemniej jednak, nie można zapomnieć o jeszcze jednym elemencie jakim jest efektywny system szkoleń pracowników. Każdy pracownik powinien wiedzieć z jakimi sytuacjami może się zetknąć w codziennej aktywności, jak im zapobiegać i w jaki sposób zgłosić swoje wątpliwości.
Kluczowym czynnikiem tworzącym kulturę zarządzania ryzykiem nieprawidłowości jest postawa osób zarządzających danym podmiotem. To od zaangażowania kadry zarządzającej zależy efektywność systemu zgodności. Menedżerowie każdego szczebla powinni być włączeni zarówno w proces wdrażania systemu zgodności jak i proces monitorowania przestrzegania zasad postępowania. Nic tak bowiem nie zachęca pracowników do stosowania wewnętrznych procedur postępowania danej organizacji jak odpowiednia postawa kluczowych menedżerów. Co istotne – to właśnie pracownicy są głównym źródłem dowodowym dla organów kontrolujących w kontekście obowiązujących w organizacji procedur przeciwdziałania nadużyciom.
Najistotniejszy z punktu widzenia wszelkich procedur mitygacji ryzyka braku zgodności pozostaje niezmiennie człowiek – jego świadomość i refleksja odnośnie konkretnego postępowania w codziennej aktywności zawodowej. A stąd już tylko krok do skutecznego budowania przewagi konkurencyjnej w biznesie.